Современный интранет портал – один из важнейших ИТ-инструментов компании
Главной задачей корпоративного портала является радикальное повышение производительности труда интеллектуального работника. Такое повышение происходит за счёт многократного ускорения поиска корпоративной информации: вместо многочасовых исследований файловых папок на рабочих станциях и серверах сотрудник получает доступ к необходимым файлам в течение нескольких секунд.
Помимо сверхбыстрого внутрикорпоративного поиска – своего основного преимущества – портал предоставляет и другие сервисы, существенно увеличивающие эффективность работы. К ним относятся: информирование и вовлечение сотрудников, групповая работа над документами, автоматизированные бизнес-процессы.
На нашем сайте мы представляем продукт «СДЦ. Типовой портал», построенный на наиболее распространённой и самой эффективной портальной платформе Microsoft SharePoint.
Наш продукт включает в себя ряд ключевых настроек над базовой платформой, основными из которых являются:
1. Механизмы информирования сотрудников (HR-портал): главная страница, новости, сведения о компании, кадровые подразделы.
2. Инструменты групповой работы: сайты подразделений, отчёты, исполнение поручений.
3. Набор базовых бизнес-процессов: заявки на техподдержку, командировки, заказ канцтоваров, автотранспорта, бронирование переговорных, канцелярия и т.п.
4. Хранилище документов компании, тесно связанное с сайтами подразделений.
Ниже приведена интерактивная карта типового портала, в котором четыре указанных блока содержат собственные подразделы. Кликнув на каждый, можно перейти к более подробному описанию.
1. Механизмы информирования сотрудников (HR-портал)
Информирование сотрудников – самое распространённое и простое применение корпоративного портала. Вместе с тем, его важность трудно переоценить: собрав в одном месте всю информацию по кадровым процедурам, сведения о компании и новостные ленты, мы получаем наиболее удобный и эффективный способ донести эту информацию до работников компании.
Поэтому не удивительно, что наибольшей популярностью и востребованностью эти разделы портала пользуются у кадровой службы, что позволяет присвоить им обобщённое название «HR-портал».
Главная
Центральной точкой входа в «СДЦ. Типовой портал» является главная страница. Главная страница выполняет несколько задач: она предоставляет доступ к актуальному содержимому портала, а также выполняет роль агрегатора интересной сотрудникам информации, предоставляя информеры (компактные информационные блоки). На странице доступны следующие блоки:
• новости компании;
• наша жизнь;
• приказы и распоряжения;
• рекомендуем;
• дни рождения;
• погода.
Пример главной страницы «СДЦ. Типовой портал» приведен на рисунке.
Рис. Пример главной страницы «СДЦ. Типовой портал»
Новости компании
Данный блок предназначен для публикации новостей компании. Каждая новость может быть опционально дополнена картинкой (см. рисунок), поддерживается возможность предварительной модерации (новость может опубликовать любой сотрудник, но видимой остальным она будет только после утверждения модератором).
Рис. Список «Новости компании»
На рисунке ниже показаны новости компании на главной странице «СДЦ. Типовой портал».
Рис. Новости компании на главной странице «СДЦ. Типовой портал»
Наша жизнь
Данный блок позволяет публиковать информацию о жизни компании (см. рисунок). Функционал блока аналогичен блоку «Новости»: фото, предмодерация, однако дополнительно реализована возможность добавления информации об отдельных событиях в календарь Outlook.
Рис. Список «Наша жизнь»
На рисунке ниже показан блок «Наша жизнь» на главной странице «СДЦ. Типовой портал».
Рис. Блок «Наша жизнь» на главной странице портала
Приказы и распоряжения
Данный блок предназначен для публикации приказов и распоряжений компании, с которыми должны быть ознакомлены все сотрудники (см. рисунок).
Рис. Список «Приказы и распоряжения»
К каждой записи может быть прикреплен документ, с которым можно ознакомиться непосредственно с главной страницы (см. рисунок).
Рис. Блок «Приказы и распоряжения» на главной странице портала
Рекомендуем
Данный блок предназначен для размещения рекомендованных ссылок для сотрудников компании. Обычно блок содержит ссылки на наиболее посещаемые ресурсы на портале для ускорения и упрощения доступа к ним (см. рисунок)
Рис. Список «Рекомендуем»
На рисунке ниже показан блок «Рекомендуем» на главной странице «СДЦ. Типовой портал».
Рис. Блок «Рекомендуем» на главной странице портала
Дни рождения
Данный блок позволяет видеть ближайшие дни рождения сотрудников компании.
Рис. Блок «Дни рождения» на главной странице портала
Погода
Данный блок позволяет отобразить прогноз погоды на главной странице портала.
Рис. Прогноз погоды на главной странице портала
О компании
Модуль содержит следующие блоки:
• Общие сведения о компании;
• Реквизиты;
• Адресная книга;
• Орг. структура.
Общие сведения о компании
В блоке приводятся общие сведения о компании (см. рисунок).
Рис. Общие сведения о компании
Реквизиты
В данном блоке публикуются реквизиты компании (см. рисунок).
Рис. Реквизиты компании
Адресная книга
В адресной книге собраны контактные данные о сотрудниках компании. Для навигации по адресной книге используется дерево со структурой подразделений. Поддерживается фильтрация вывода перечня сотрудников, в зависимости от выбранного подразделения или группы подразделений.
Рис. Адресная книга
Пример карточки сотрудника показан на рисунке ниже.
Рис. Карточка сотрудника
Для адресной книги может быть настроена синхронизация с программой Microsoft Outlook (рисунок).
Рис. Синхронизация с MS Outlook
Орг. структура
Орг. структура представлена в виде организационной диаграммы (см. рисунок). При клике на подразделение осуществляется переход к адресной книге.
Рис. Организационная диаграмма
Сотрудникам
Данный модуль предоставляет информационные материалы, которые будут полезны сотрудникам компании. В рамках данного модуля устанавливаются следующие блоки:
• Новому сотруднику;
• График отпусков;
• Вакансии;
• Аттестация;
• ДМС;
• Служебная сотовая связь;
• Правила оформления отпусков и больничных;
• Правила оформления командировок;
• Правила оформления визиток.
Новому сотруднику
В данном блоке содержит информацию, которая, прежде всего, представляет интерес для нового сотрудника компании. Пример блока «Новому сотруднику» приведен на следующем рисунке.
Рис. Новому сотруднику
График отпусков
Данный блок предназначен для учета отпусков сотрудников компании. Доступно как табличное представление графика отпусков, так и в виде календаря.
Рис. График отпусков. Табличное представление
Рис. График отпусков. Календарь
Вакансии
В данном блоке размещаются открытые вакансии компании. Пример блока «Вакансии» показан на рисунке ниже.
Рис. Список вакансий
2. Инструменты групповой работы
Безусловно, полезность портала не ограничивается только информированием. Необходимыми для интеллектуального работника сервисами являются инструменты групповой работы, позволяющие создавать информацию в виде документов разных форматов, которые потом хранятся на портале.
В нашем решении таким инструментом являются сайты подразделений, содержащие библиотеки создаваемых документов, а также механизмы отчётности и контроля исполнения поручений. При таком подходе сайт подразделения становится основным ресурсом для работы над новыми документами, планирования и контроля, к нему сотрудник обращается постоянно.
Кроме того, сайты подразделений продолжают нести функцию информирования остальных сотрудников компании – на них размещается информация о деятельности подразделения, контактах, штатном расписании.
Подразделения
Для каждого подразделения компании на портале создается отдельное информационное пространство (Сайт подразделения). На сайте подразделения сотрудники могут работать с задачами (поручениями) и документами. Пример главной страницы сайта подразделения приведен на следующем рисунке.
Рис. Сайт подразделения. Задачи и документы
Кроме того, на сайте подразделения ведется календарь подразделения (см. рисунок).
Рис. Календарь подразделения
Отчеты
Модуль «Отчеты» обеспечивает настраиваемое формирование отчетности по любому списку SharePoint. В отличие от стандартного функционала «Экспорт в Excel», доступного в SharePoint из коробки, разработанный модуль позволяет задавать требуемый вид отчетности, включая формулы, цветовое оформление и макросы.
Для примера, на рисунке показан отчет, построенный по списку «Адресная книга».
Рис. Отчет по списку «Адресная книга»
Также, в отличие от стандартного функционала SharePoint, предлагаемое решение позволяет гибко настраивать представление отчетов: добавлять «шапку» отчета и «подвал», настраивать перечень столбцов. Поддерживается неограниченное количество уровней группировки.
Исполнение поручений
Модуль «Исполнение поручений» предназначен для гибкого управления поручениями в организации и предоставляет следующие функции:
• создание (назначение)/корректировка/удаление/просмотр поручений;
• принятие/отклонение/переназначение поручения исполнителем;
• ввод данных о состоянии исполнения поручений, о рисках невыполнения;
• перевод поручений из состояния в состояние в соответствии с настроенным жизненным циклом;
• использование настраиваемого механизма оповещений сотрудников (исполнителей и владельцев поручений) о событиях, связанных с изменением состояния поручения, таких как: назначение/переназначение поручения, изменение состояния (принятие, отклонение, выполнение поручения и т. д.), истечение срока исполнения поручения, возникновение рисков;
• осуществление контроля выполнения поручений: настройка и просмотр пользовательских представлений списков поручений, получение отчетов по состоянию исполнения поручений;
• фильтрация поручений по заданным наборам атрибутов.
Рис. Центр задач модуля «Исполнение поручений». Табличное представление
Рис. Центр задач модуля «Исполнение поручений». Представление календаря
3. Базовые бизнес-процессы
Другим нетривиальным, но крайне эффективным инструментом, является механизм реализации бизнес-процессов, встроенный в SharePoint. По сравнению со специализированным ПО автоматизации деятельности компании, бизнес-процессы портала обладают неоспоримым преимуществом гибкости и доступности для разработки.
В первую очередь это касается различного рода заявок и заказов. По нашему опыту, если в компании существуют регламентированные процессы заявок и заказов, завязанные на корпоративную электронную почту, то возможен их быстрый перенос на портал. При этом пользователи получают преимущество отслеживания заявки на портале, возможности её изменения и хранения истории заявок. И это – очень удобно!
В качестве примера мы разработали несколько типовых сервисов, которые можно применять «как есть», либо при небольшой доработке, для приведения их в соответствие со сложившимися в компании регламентами.
Сервисы
В составе «СДЦ. Типовой портал» поставляются следующие сервисы:
• бронирование переговорных;
• заказ автотранспорта;
• заказ канцтоваров;
• заявки на командировку;
• заявки в службу поддержки.
Бронирование переговорных
Сервис «Бронирование переговорных» позволяет планировать использование переговорных помещений компании (см. рисунок).
Рис. Бронирование переговорных
Заказ автотранспорта
Сервис «Заказ автотранспорта» позволяет планировать использование автопарка компании (см. рисунок).
Рис. Заказ автотранспорта
Заказ канцтоваров
Сервис «Заказ канцтоваров» призван автоматизировать процесс формирования и исполнения заявок на канцтовары в организации. В данном процессе пользователи создают заявки на канцтовары, заполняют заявку необходимыми канцелярскими элементами и передают на рассмотрение ответственным за канцтовары. Последние в свою очередь исполняют либо отклоняют заявку.
Рис. Заявки на канцтовары
Рис. Элементы заявки на канцтовары
Сервис позволяет автоматически сформировать форму заказа и ведомость. Об изменении статуса заявок инициаторы будут уведомлены по электронной почте.
Заявки на командировку
Этот компонент портала предоставляет возможность ведения списка (журнала) командировок компании, сохранение и изменение информации по назначению командировки, командируемым сотрудникам, способам проезда и проживания. Присутствует возможность согласования заявки до начала процесса заказа билетов и гостиницы.
Заявки в службу поддержки
Данный сервис призван автоматизировать процесс формирования и исполнения заявок в службу поддержки организации.
Рис. Заявки на поддержку
В данном процессе пользователи создают заявку на поддержку, в которой указывают возникшую у них проблему (рисунок), и передают на рассмотрение ответственным за поддержку. Последние в свою очередь исполняют либо отклоняют заявку.
Рис. Создание заявки на поддержку
Канцелярия
Модуль «Канцелярия» предназначен для регистрации документов. Этот модуль является альтернативой сложным формализованным системам электронного документооборота, таким, как «К-Док». Он подходит для сравнительно небольших компаний, в которых документарные процессы не формализованы, но есть потребность в ведении журнала входящих-исходящих документов. С использованием этого модуля, работа с входящими-исходящими станет возможна не только для сотрудников канцелярии, но и для всех пользователей компании.
4. Хранилище документов
Хранилище документов, с нашей точки зрения – основной сервис повышения эффективности работы с корпоративной информацией. Именно в этом хранилище пользователи ищут и находят всю необходимую им информацию в виде документов, а так же сопутствующей им «обвязки» – приложений, дополнений, связанных файлов. Ключевым моментом использования хранилища является его наполнение с сайтов подразделений, где, собственно, и происходит процесс создания документов при групповой работе сотрудников. Нами реализован механизм переноса информации, помеченной как общедоступной, с сайтов подразделений в хранилище, при этом информация переводится в режим чтения/обновления. Для эффективного структурирования и размещения информации в хранилище и на сайтах подразделений, нами подготовлены методические рекомендации, которые будут оформлены в виде отдельной статьи.
Документы
Хранилище документов предназначено для публикации документов подразделениями. Поддерживается автоматическая публикация документов с узлов подразделений. Структура хранилища облегчает поиск необходимых документов. По хранению документов и использованию хранилища готовится отдельная статья.
Рис. Хранилище документов
Более подробно с функционалом решения «СДЦ. Типовой портал» вы можете ознакомиться в документах «СДЦ. Типовой портал. Руководство по установке» и «СДЦ. Типовой портал. Руководство пользователя». Вы можете скачать их по ссылке.
Дополнительные материалы: