Система управления корпоративной документацией «К-Док»

СДЦ > Решения > Система управления корпоративной документацией «К-Док»

Система «К-Док» предназначена для учета документов организации, хранения электронных документов или электронных копий бумажных документов, поиска документов, а также совместной работы над документами и проектами документов. Система построена на базе Microsoft SharePoint Server 2013 – платформы для совместной работы – что позволило реализовать функционал на качественно новом уровне. Пользователям предоставляются такие возможности, как поиск с учетом словоформ и морфологии, рабочие процессы, интерфейс в стиле Office 2013 и интеграция с офисным пакетом Microsoft Office. В составе «К-Док» представлен модуль сканирования и распознавания документов, который позволяет сканировать документу напрямую в «К-Док», минуя этап сохранения документа на компьютер пользователя, а также производить полнотекстовый поиск по отсканированным электронным копиям.

Подтверждённая тестами производительность системы достаточна для обеспечения работы с миллионами документов, что делает возможным ее использование в организациях любого масштаба.

Основные возможности системы «К-Док»

Система «К-Док» обеспечивает:

  1. Учет бумажных и электронных документов организации;
  2. Хранение электронных документов и электронных копий бумажных документов;
  3. Контроль исполнения поручений;
  4. Ведение статистики документооборота;
  5. Полнотекстовый поиск по документам и приложениям с учетом словоформ и морфологии, в том числе по отсканированным электронным копиям в графических форматах;
  6. Специализированный поиск по атрибутам;
  7. Совместная работа над проектами документов;
  8. Интеграцию с пакетом Microsoft Office.
  9. Прямое сканирование документов.

Учет бумажных и электронных документов организации

Система «К-Док» позволяет вести учет бумажных и электронных документов. При регистрации документов система обеспечит уникальность регистрационных номеров документов, автоматически заполнит некоторые реквизиты.

Рисунок 1. Внешний вид системы «К-Док». Список регистрационных карточек.

Рисунок 1. Внешний вид системы «К-Док». Список регистрационных карточек.

Система позволяет связывать документы, что позволяет отследить процесс исполнения документа.

Поддерживаются стандартные функции документооборота, такие как:

  1. Номенклатура дел;
  2. Составление и печать реестров;
  3. Ведение журналов.

Хранение электронных документов и электронных копий бумажных документов

Хранятся не только карточки документов, но и все приложения. В качестве приложений могут быть как электронные документы, например, созданные приложениями Word и  Excel, так и отсканированные копии бумажных документов, например, в случае бумажных документов, полученных из других организаций. Это позволит сотрудникам ознакомиться с архивным документом, не вставая с рабочего места.

Контроль исполнения поручений

Исполнение документа отслеживается при помощи поручений. Поручения позволят сотрудникам своевременно узнать о назначении поручения и отчитаться в его исполнении, а руководителям или ответственным сотрудникам проконтролировать исполнение поручений.

Рисунок 2. Карточка на контроле.

Ведение статистики документооборота

Существует возможность генерировать отчеты об объемах документооборота организации и отдельных подразделений, производить количественный анализ документов по различным категориям.

Полнотекстовый поиск по документам и приложениям с учетом словоформ и морфологии

Выполняется полнотекстовый поиск по документам вместе с приложениями, а это значит, что не придётся задумываться о том, как правильно задать критерии поиска: можно просто ввести часть текста и поручить результат. Результаты поиска при этом будут ранжированы, поэтому поиск всегда будет релевантным, т.е. наиболее подходящие результаты будут первыми в списке. Кроме того, при поиске учитываются словоформы и морфология, значит не нужно заботиться о вводе точной фразы, потому что слова «документ» и «документа» система распознает как одно слово «документ» (аналогичным образом работают поисковые системы интернет).

Помимо поиска по документам форматов MS Office, система, после проведения специальной индексации, позволяет искать по тексту графических документов в форматах bmp, tiff, jpeg, png и других.

Специализированный поиск по атрибутам

Поддерживается специализированный поиск документов и поручений по атрибутам. Можно выбрать набор атрибутов, по которым осуществляется поиск, а также задать значения выбранных атрибутов. Система позволяет также сохранить наиболее часто используемые фильтры в качестве шаблона, так что их не нужно будет настраивать заново.

Рисунок 3. Поиск по атрибутам регистрационной карточки.

Совместная работа над проектами документов

Применяются элементы совместной работы над проектами документов, такие как согласование проектов документов, сбор замечаний по проектам документов, совместное редактирование приложений к документам и хранение версий приложений.

Интеграция с пакетом Microsoft Office

Поддерживается тесная интеграция с пакетом Microsoft Office, т.е. не придётся сохранять документ на локальный компьютер, редактировать его, а затем загружать обратно в систему, потому что система все это сделает прозрачно для пользователя.

Прямое сканирование документов

В состав «К-Док» входит модуль сканирования и распознавания, который позволяет сканировать приложения к регистрационным карточкам, минуя промежуточный этап сохранения файла на компьютер пользователя. Теперь поместить скан-копию документа в «К-Док» можно в 3 действия:

  1. нажать иконку с изображением сканера на форме просмотра регистрационной карточки;
  2. нажать кнопку «Сканировать»;
  3. нажать кнопку «Сохранить» и указать имя документа.

Модуль поддерживает одностороннюю и двухстороннюю автоподачу, цветное и черно-белое сканирование с различным качеством, автоматическое определение границ документа и автоповорот. Кроме того, производится распознавание документа.

Результат сканирования будет сохранен в формате pdf с текстовым слоем, что позволит найти документ по его содержимому, а также скопировать текст в другие документы.

Рисунок 4. Форма модуля сканирования.

Архитектура системы «К-Док»

Архитектура системы «К-Док» представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Архитектура системы «К-Док».

Все данные системы хранятся в базах данных Microsoft SQL Server. Используются 2 базы данных: одна – для хранения содержимого электронных документов и рабочих процессов (база данных контента), другая – для хранения остальных данных системы.

Интерфейс системы «К-Док» построен в едином стиле с интерфейсом SharePoint – ведущей платформы для построения систем управления информацией предприятия. Решение интегрировано с поисковой подсистемой SharePoint, что позволило реализовать полнотекстовый поиск с учетом ранжирования результатов и морфологии, а также с механизмом рабочих процессов SharePoint, что позволяет создавать единые рабочие процессы, затрагивающие как функционал разработанного решения, так и функционал, предоставляемый платформой (например, списки и библиотеки документов).

Компоненты SharePoint и SQL Server рекомендуется устанавливать на отдельные серверы, поддерживаются и более сложные конфигурации на большее количество серверов. В качестве операционной системы используется Microsoft Windows Server 2008 R2 или выше.

Система «К-Док» не требует установки дополнительного программного обеспечения на компьютеры пользователей, за исключением пакета Microsoft Office. Для работы с системой также подойдет любой современный интернет браузер.

Системные требования

Серверная часть:

  • Microsoft Windows Server 2008 R2 или выше;
  • Microsoft SharePoint Server 2013;
  • Microsoft SQL Server 2008 или выше.

Клиентская часть:

  • Любой современный интернет браузер (рекомендуется 32-битная версия Internet Explorer 8 или выше);
  • Microsoft Office (рекомендуется Microsoft Office 2013).