Хранение разнородных элементов в SharePoint

СДЦ > Статьи > Хранение разнородных элементов в SharePoint

Статья «Хранение разнородных элементов в SharePoint» рассказывает об основных подходах к организации хранения информации.

Хранение разнородных элементовОдно из основных предназначений SharePoint, да и любой ECM системы, — хранение и каталогизация разнородной информации. Инструментов для этого — хоть отбавляй, однако далеко не во всех организациях используют даже простейшие из них.
Обычно в тот момент, когда возникает необходимость хранить какие-либо записи в системе, поступают следующим образом:

  1. Если необходимо хранить документ, обязательно создается библиотека документов
  2. Если необходимо хранить какую либо запись, создают настраиваемый список, в который добавляют необходимые атрибуты

Несмотря на кажущуюся простоту и очевидность подхода при практической организации частенько возникают следующие проблемы при применении правил 1 и 2:

  1. Что делать, если документы необходимо сгруппировать с общими атрибутами
  2. Где хранить дополнительные атрибуты записей

В первом случае документы обычно группируют папками, которые называют по шаблону, а во втором — либо создают большой набор атрибутов, большая часть которых остается незаполненной, либо для каждого варианта заполнения полей создают свой тип содержимого, либо просто создают несколько списков, каждый со своим набором полей.
Не стоит и говорить, что каждый из этих подходов обладает некоторыми недостатками:

Подход Недостатки
Именование папок по шаблону Фактически атрибуты в данном случае отсутствуют, потому что папка имеет только один атрибут «Название». Таким образом, результаты поиска будут менее релевантными.
Большой набор атрибутов Огромное количество атрибутов при заполнении формы. Неудобство заполнения. Непонятно, какие атрибуты необходимо заполнять, а какие — нет.
Непонятно, что делать пользователю при необходимости добавления какого-либо редко встречающегося атрибута.
Много типов содержимого Неудобство настройки.
Непонятно, что делать пользователю при необходимости добавления какого-либо редко встречающегося атрибута.
Множество списков Невозможно работать с элементами как с единым набором данных.

И тут следует рассказать о том, что существуют менее популярные подходы, которые, тем не менее, позволяют избавиться от перечисленных недостатков, хотя и имеют свои. Но обо всем по порядку.

Группировка документов общими атрибутами

Про возможность создания различных типов содержимого элементов знают многие технические специалисты, однако не многие из них знают, что подобный подход можно применять и к папкам, то есть папка также является типом содержимого со своим набором атрибутов и может быть расширена путем добавления новых атрибутов, чем и можно воспользоваться. Новые атрибуты помогут пользователям не забыть заполнить необходимую информацию и сделают поиск более релевантным (это связано с работой внутреннего механизма ранжирования результатов). Если же в Вашей организации используется новая версия SharePoint 2010 года, то Microsoft предоставила Вам очень удобный концепт под названием «Группа документов», который позволит объединить несколько документов в группу и работать с ней как с единым целым.

Хранение дополнительных атрибутов записей

Существует отличное, но незаслуженно мало используемое решение, которое позволит решить проблему хранения большого хранения дополнительных атрибутов записей раз и навсегда. Что если для хранения записей использовать не настраиваемый список, а библиотеку документов, а каждую запись заменить отдельным файлом. Такой подход позволит хранить важные атрибуты как поля документа, а менее важные можно хранить прямо в содержимом, например, создав шаблон документа на основе таблицы

Название Значение

Данный подход позволит избавиться от большого количества незаполненных полей и типов содержимого, оставив при этом возможность работы с данными как с единой таблицей. Кроме того, шаблон может содержать подсказки, которые позволят быстро заполнить карточку.
Другая возможность доступна, если организация использует корпоративную версию SharePoint, и заключается в создании InfoPath форм. Такой подход позволит реализовать достаточно сложные алгоритмы заполнения карточек и кроме того сразу же предоставит печатные формы карточек, хотя и требует определенных знаний, а в более сложных случаях и привлечения сторонних организаций. Тема использования InfoPath форм очень обширна и выходит за рамки данной статьи.

В качестве заключения

Невозможно выбрать какой-то один подход и быть уверенным, что данный подход лучшим образом решает задачи хранения данных организации. В каждом конкретном случае любой из перечисленных выше подходов может оказаться наиболее удобным. Однако в этом и заключается главное преимущество ECM систем — не сотрудникам приходится подстраиваться под систему, а система сама подстраивается под требования организации, а значит делает работу более эффективной.