Автор: Р.Носков.
Известный теоретик менеджмента, Питер Друкер, в своей последней работе «Задачи менеджмента в XXI веке» (1999), называет одним из ключевых вызовов современности повышение производительности работника умственного труда. Как показала практика последних лет, корпоративный портал как раз и является одним из инструментов такого повышения. Рост производительности происходит за счёт многократного ускорения поиска корпоративной информации: вместо многочасовых исследований файловых папок на рабочих станциях и серверах сотрудник получает доступ к необходимым файлам и сведениям в течение нескольких секунд. Помимо сверхбыстрого внутрикорпоративного поиска – своего основного преимущества – портал предоставляет и другие сервисы, существенно увеличивающие эффективность работы. К ним относятся: информирование и вовлечение сотрудников, групповая работа над документами, автоматизированные бизнес-процессы.
На нашем сайте мы представляем продукт «СДЦ. Типовой портал», построенный на наиболее распространённой и самой эффективной портальной платформе Microsoft SharePoint. Наш продукт включает в себя ряд ключевых настроек над базовой платформой, основными из которых являются:
- Механизмы информирования сотрудников (HR-портал): главная страница, новости, сведения о компании, кадровые подразделы.
- Инструменты групповой работы: сайты подразделений, отчёты, исполнение поручений.
- Набор базовых бизнес-процессов: заявки на техподдержку, командировки, заказ канцтоваров, автотранспорта, бронирование переговорных, канцелярия и т.п.
- Хранилище документов компании, тесно связанное с сайтами подразделений.
Опишем каждый из блоков более подробно.
1. Механизмы информирования сотрудников (HR-портал)
Информирование сотрудников – самое распространённое и простое применение корпоративного портала. Вместе с тем, его важность трудно переоценить: собрав в одном месте всю информацию по кадровым процедурам, сведения о компании и новостные ленты, мы получаем наиболее удобный и эффективный способ донести эту информацию до работников компании. Поэтому не удивительно, что наибольшей популярностью и востребованностью эти разделы портала пользуются у кадровой службы, что позволяет присвоить им обобщённое название «HR-портал».
Рис. Главная страница портала
2. Инструменты групповой работы
Безусловно, полезность портала не ограничивается только информированием. Необходимыми для интеллектуального работника сервисами являются инструменты групповой работы, позволяющие создавать информацию в виде документов разных форматов, которые потом хранятся на портале. В нашем решении таким инструментом являются сайты подразделений, содержащие библиотеки создаваемых документов, а также механизмы отчётности и контроля исполнения поручений. При таком подходе, сайт подразделения становится основным ресурсом для работы над новыми документами, планирования и контроля, к нему сотрудник обращается постоянно. Кроме того, сайты подразделений продолжают нести функцию информирования остальных сотрудников компании – на них размещается информация о деятельности подразделения, контактах, штатном расписании.
Рис. Главная страница узла подразделения
3. Базовые бизнес-процессы
Другим нетривиальным, но крайне эффективным инструментом, является механизм реализации бизнес-процессов, встроенный в SharePoint. По сравнению со специализированным ПО автоматизации деятельности компании, бизнес-процессы портала обладают неоспоримым преимуществом гибкости и доступности для разработки. В первую очередь это касается различного рода заявок и заказов. По нашему опыту, если в компании существуют регламентированные процессы заявок и заказов, завязанные на корпоративную электронную почту, то возможен их быстрый перенос на портал. При этом пользователи получают преимущество отслеживания заявки на портале, возможности её изменения и хранения истории заявок. И это – очень удобно. В качестве примера мы разработали несколько типовых сервисов, которые можно применять «как есть», либо при небольшой доработке, для приведения их в соответствие со сложившимися в компании регламентами.
Рис. Заказ автотранспорта на портале
4. Хранилище документов
Хранилище документов, с нашей точки зрения – основной сервис повышения эффективности работы с корпоративной информацией. Именно в этом хранилище пользователи ищут и находят всю необходимую им информацию в виде документов, а так же сопутствующей им «обвязки» – приложений, дополнений, связанных файлов. Ключевым моментом использования хранилища является его наполнение с сайтов подразделений, где, собственно, и происходит создание документов при групповой работе сотрудников. Нами реализован механизм переноса информации, помеченной как общедоступной, с сайтов подразделений в хранилище, при этом файлы переводятся в режим чтения/обновления. Для эффективного структурирования и размещения информации в хранилище и на сайтах подразделений, нами подготовлены методические рекомендации, которые будут оформлены в виде отдельной статьи.
Рис. Документы на портале
Как можно увидеть из описания четырёх блоков сервисов, их применение тесно взаимосвязано и обусловлено спецификой работы компании или организации. Создающиеся на сайтах подразделений документы помещаются в хранилище, и становятся общедоступными – теперь их можно найти в течение нескольких секунд. Специализированные бизнес-процессы, реализованные с помощью механизмов портала, и размещённые в блоке «Сервисы», существенно ускоряют ежедневную работу сотрудников. Информация HR-портала доносится до всех пользователей немедленно после её опубликования.
И хотя использование корпоративного портала возможно сразу после внедрения типового решения, наибольшую пользу он приносит после постепенного «врастания» в ИТ-инфраструктуру компании, наполнения информацией и дополнительно разработанными решениями. Вот тогда компания получает то радикальное повышение производительности работника умственного труда (по П.Друкеру), о котором мы говорили в начале нашей статьи.