Доработан модуль сканирования и распознавания

В ходе перевода наших решений на платформы Microsoft SharePoint 2016 и SharePoint Online, был доработан Модуль сканирования и распознавания К-Док. Теперь этот модуль может функционировать как самостоятельное решение, без привязке к СЭД К-Док. Возможна установка модуля на порталы на базе Microsoft SharePoint 2013, 2016, а также в составе сайтов, разработанных на ASP.NET и .NET Core.

Модуль сканирования и распознавания выполняет распознавание текста графических файлов различных форматов: BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, находящихся в библиотеках документов SharePoint. Текст, полученный в результате распознавания помещается в файл .TXT, а текст вместе с изображением — в файл формата .PDF с текстовым слоем. Документы могут быть двуязычными, на русском и английском языках.

Страница описания решения приведена на нашем сайте по ссылке. Возможно свободное использование предыдущей версии дистрибутива, для Microsoft SharePoint 2013, который доступен для скачивания по ссылке.

Продлена сертификационная степень PMI PMP®

PMI_PMP_logoВ ноябре текущего года, директор компании СДЦ, Роман Носков, являясь обладателем сертификационной степени в области управления проектами PMI PMP® (Project Management Professional) с 2004 г., успешно завершил очередной ресертификационный цикл, и тем самым продлил действие степени PMP до августа 2020 г. Периодическая повторная аттестация PMI подразумевает прохождение дополнительных курсов обучения и работу в качестве практикующего менеджера проектов, что даёт возможность оставаться в тренде современных тенденций проектного управления. В результате, профессиональное использование стандартов проектного менеджмента PMI (Project Management Institute, www.pmi.org), позволяет нам принимать участие в ИТ-проектах любого масштаба и сложности. Как показывает опыт, независимое подтверждение этих компетенций придаёт заказчикам дополнительную уверенность в наших силах.

Продлён партнёрский статус Microsoft Silver Collaboration and Content

Логотип компетенции MS Silver Collaboration and ContentВ сентябре 2017 года компания СДЦ в очередной раз продлила партнёрский статус Microsoft Silver Collaboration and Content — Серебряный партнёр Microsoft по тематике «Совместная работа и контент». Эта компетенция была сформирована корпорацией Microsoft с тем, чтобы выделить партнёров, сосредоточенных на развитии эффективности бизнеса своих заказчиков с использованием таких инструментов, как порталы, совместная работа сотрудников, управление контентом и поиск. Именно этими инструментами мы владеем профессионально, более пятнадцати лет работая с основной платформой по указанной тематике — Microsoft SharePoint. Наш опыт подтверждается наличием сертифицированных специалистов по технологиям Microsoft SharePoint, отзывами заказчиков о выполненных проектах, наши специалисты прошли дополнительное обучение по лицензированию. Продление партнёрского статуса позволит нам сохранить доступ к широкому спектру новейших технологий и сервисов компании Microsoft, и, в свою очередь, эффективно транслировать эти преимущества своим заказчикам.

Обновлён дистрибутив решения «СДЦ. Типовой портал»

Продолжая поддерживать продукт «СДЦ. Типовой портал» для бесплатной версии Microsoft Sharepoint — Foundation 2013, мы выпустили обновлённую версию дистрибутива решения. В новой версии скорректирован перечень сервисов, предоставляемых порталом, изменено главное меню, выполнена существенная доработка кодовой базы. Главным преимуществом текущей версии является более простая, по сравнению с предыдущей, установка. Соответственно обновилось и руководство по установке, которое мы тоже публикуем на нашем сайте.

Напомним, что основными функциями корпоративного портала, реализованными в составе нашего решения, являются:

  • Механизмы информирования сотрудников (HR-портал): главная страница, новости, сведения о компании, кадровые подразделы;
  • Инструменты групповой работы: сайты подразделений, отчёты, исполнение поручений;
  • Набор базовых бизнес-процессов: заявки на техподдержку, командировки, заказ канцтоваров, автотранспорта, бронирование переговорных, канцелярия и т.п.;
  • Электронный архив компании, хранилище документов.
sdc-typ-mainpage-170831

Главная страница «СДЦ.Типовой портал»

Отметим, что вы можете скачивать и устанавливать у себя дистрибутив «СДЦ. Типовой портал» бесплатно, на условиях использования «как есть», без гарантии и технической поддержки. Вместе с тем, продолжает действовать специальное предложение, в рамках которого мы оказываем услуги по установке, первоначальной настройке, и дальнейшей технической поддержке корпоративного портала. С деталями предложения можно ознакомиться по ссылке: http://sdcv.ru/sale .

Ссылки:
Новая версия дистрибутива «СДЦ. Типовой портал»: http://sdcv.ru/zagruzki/?did=17
Обновлённое руководство по установке: http://sdcv.ru/zagruzki/?did=15

СДЦ – участник конференции cNews «BPM 2017: как оптимизировать бизнес-процессы»

Руководители компании СДЦ, Роман Носков и Роман Бобров, приняли участие в конференции cNews «BPM 2017: как оптимизировать бизнес-процессы»  11.04.2017, с докладом «Автоматизация сложных бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint».

sp-bp-task-form

Заполнение формы задачи бизнес-процесса

В докладе мы описываем наш подход к автоматизации сложных процессов с использованием платформы Microsoft SharePoint, основанный на практическом опыте разработок для компании «МегаФон Ритейл». Ключевым моментом этого подхода является заказная C#-разработка больших, сложных, разветвлённых бизнес-процессов заказчика на базе указанной платформы. То есть, в отличие от систем управления бизнес-процессами в прямом смысле слова — там, где бизнес-аналитик визуально моделирует процесс, передвигая и связывая прямоугольники задач, условия переходов от одной задачи к другой, и роли, назначенные на задачу, Microsoft SharePoint предстаёт перед нами, как учётная система для хранения логики и данных бизнес-процесса. При этом для разработки мы используем собственное ядро, которое упоминалось в сообщении «Стало легче настраивать сложные бизнес-процессы под Microsoft SharePoint».

Основными преимуществами данного подхода являются:

  • Возможность построения процесса любой сложности;
  • Управление бизнес-процессом в каждой точке его состояния;
  • Гибко настраиваемая форма задачи — та экранная форма, в которую пользователь заносит данные, необходимые для бизнес-процесса;
  • Нет платформенных ограничений на объёмы данных процесса: количество полей формы, размеры таблиц;
  • Интеграция с любыми внешними системами, допускающими взаимодействие (SAP, 1C, etc.);

Поскольку мы разделяем моделирование и реализацию процессов, наш подход даёт возможность реализовать любую логику бизнес-процесса, настроить любой интерфейс пользователя для взаимодействия с процессом, и организовать интеграцию с любыми учётными системами. А это особенно ценно для больших организаций с уже наработанными методиками, сложившимися подходами к реализации бизнес-процессов и сложным ИТ-окружением.

Выпущена система управления архивом бумажных документов

В течение 2016 года мы разработали решение по управлению архивами бумажных документов на платформе Microsoft SharePoint Foundation 2013. Решение предназначено для использования компаниями-операторами архивов документов, либо компаниями или организациями, которые управляют большими архивами документов самостоятельно. Единицей хранения в таком архиве является короб с документами.

Решение позволяет оператору архива:

  • выполнять первоначальную приёмку коробов на хранение от заказчика, маркируя их, и занося в автоматизированную систему;
  • размещать короба на стеллажах хранения, автоматизированным образом учитывая их местоположение;
  • выполнять выдачу коробов по запросу заказчика и их обратный возврат на хранение.

Поступившие короба маркируются самоклеящейся этикеткой с QR-кодом, которая печатается на термотрансферном принтере. Информация о коробе заносится в серверную базу данных, с которой пользователи системы взаимодействуют с помощью интернет-браузера. Дальнейший учёт коробов на стеллажах хранения выполняется с помощью планшетов на платформе Android. Информация из QR-кода с этикетки на коробе считывается камерой планшета, и передаётся на сервер. Тут же на планшете через браузер можно зафиксировать местоположение короба, а также факт его передачи заказчику хранения, или приёмки обратно.

paper-archive-sys-diagram

Архитектура решения по управлению архивом бумажных документов

Таким образом, отличительной особенностью решения стала его сравнительно невысокая стоимость, обусловленная следующими факторами:

  • в качестве базового ПО используется бесплатное ПО Microsoft: SharePoint Foundation 2013 и SQL Express 2012, необходимо приобрести только лицензии на Windows Server;
  • для считывания информации с единиц хранения на стеллажах используются планшеты на базе Android, которые существенно дешевле специализированных сканеров штрих-кода.
  • для печати маркирующих этикеток используется младшая модель термотрансферного принтера Zebra GC420t, с приемлемой производительностью.

Решение может быть внедрено как в существующую инфраструктуру компании-оператора архива, так и устанавливаться полностью автономно. Для надёжности хранения информации предусмотрены механизмы резервного копирования. Возможно расширение решения архивом документов, являющимся частью «СДЦ. Типовой портал», если возникнет необходимость хранения сканированных копий документов из единиц хранения.

Срок внедрения решения, от момента закупки оборудования, до начала приёмки единиц хранения, составляет 3-4 недели. По вопросам приобретения и использования решения, пожалуйста, пишите на sales@sdcv.ru или звоните +7(495)215-02-30.

Стало легче настраивать сложные бизнес-процессы под Microsoft SharePoint

bp-diagram

Иллюстрация части диаграммы сложного бизнес-процесса

Работая над проектами для крупных заказчиков, таких, как Банк России (www.cbr.ru) и МегаФон Ритейл (www.megafon.ru), мы разработали ядро, оптимизирующее разработку больших и сложных бизнес-процессов на корпоративном портале под Microsoft SharePoint. В состав этого ядра входит набор программных библиотек и подходов к программированию, составленных для SharePoint 2010 и SharePoint 2013. Разработанное решение имеет следующие преимущества перед SharePoint workflow — стандартной моделью реализации бизнес-процессов на SharePoint:

  • Нет ограничений на сложность и размер бизнес-процесса, при этом, с точки зрения пользователей, интерфейс не отличается от стандартного интерфейса SharePoint.
  • Достигнута устойчивость к непредвиденным ошибкам, возникающим в ходе выполнения бизнес-процесса. Если бизнес-процесс написан стандартными средствами, то при возникновении таких ошибок мы не можем продолжить его с того места, на котором прошла остановка, приходится начинать его прохождение заново. Для процессов с большой длительностью это неприемлемо, а наше ядро позволяет продолжить процесс с того места, на котором произошёл сбой.
  • Возможно хранение всех данных бизнес-процесса, либо их части, в отдельной базе данных. Это актуально для большого количества информации, так как на списки SharePoint накладываются ограничения как по количеству записей, так и по скорости обработки. Данные процесса хранятся в удобно читаемом виде, их могут посмотреть как разработчики, так и администраторы процесса.
  • В результате использования отдельного хранения данных, возможна реализация сложной логики по интеграции с внешними системами, такими, как SAP или 1С.
  • Применяется собственная гибко настраиваемая форма интерфейса взаимодействия пользователя с бизнес-процессом — на любом шаге мы можем управлять состоянием и количеством полей формы, можем добавлять табличные представления, графики, кнопки и т.п. Стандартная форма интерфейса нам этого делать не позволяет.

Описанные выше преимущества наглядно показывают, что наш подход существенно ускоряет разработку больших и сложных бизнес-процессов под SharePoint, упрощает их сопровождение, и делает их более удобными для конечных пользователей. В настоящий момент создано и поддерживается ядро разработки бизнес-процессов для версий SharePoint 2010 и SharePoint 2013, в наших планах его выпуск для новой версии портала — Microsoft SharePoint 2016. Особо отметим, что использование этих разработок входит в состав услуг, оказываемых нашим заказчикам, и за применение описанного ядра мы не взимаем дополнительной лицензионной платы.

Компания СДЦ отмечает 10 лет с момента основания

Мы начинали свою деятельность в 2003 г., как подразделение компании «Открытые технологии», в которой занимались созданием корпоративных порталов на Microsoft SharePoint. Летом 2006 г. выделились в отдельную фирму, и долгое время работали как субподрядчик родительской компании по проектам в части серверных технологий Microsoft. С 2014 г. начали самостоятельное продвижение на рынок интранет порталов, и получили первых независимых заказчиков.

Сейчас мы сосредоточены на тематике управления корпоративной информацией: корпоративные порталы, электронный документооборот, файловые архивы, автоматизация бизнес-процессов. Как мы видим по текущим проектам, такие решения на базе порталов Microsoft SharePoint остаются крайне востребованными в компаниях самого разного масштаба — как для десятков, так и для тысяч сотрудников. Поэтому мы продолжаем их развивать и совершенствовать, одновременно углубляя знания в этой области. Специализацию на Microsoft SharePoint считаем своим основным преимуществом.

Мы всегда придерживались политики открытости в части доступа к нашим типовым решениям. Содержимое нашего сайта постоянно пополняется и обновляется, мы выкладываем в свободный доступ документацию на свои решения, их дистрибутивы и статьи по применению. Наш более чем десятилетний опыт работы показывает, что эти материалы очень полезны как нашим заказчикам, так и всем, заинтересованным в применении Microsoft SharePoint.

Обновлено руководство по установке СДЦ.Типовой портал

В связи с тем, что в новом релизе портальной платформы Microsoft SharePoint 2016, отсутствует свободно распространяемая версия, для бесплатных применений остаётся актуальным Microsoft SharePoint Foundation 2013. На текущий момент это ПО доступно для загрузки с официального сайта Microsoft по ссылке: https://www.microsoft.com/ru-ru/download/details.aspx?id=35488. Как показывает практика, корпорация Microsoft обеспечивает доступность версий «через один», т.е. в нашем случае, SharePoint Foundation 2013 будет доступен, пока не выйдет следующий (после SharePoint 2016) релиз платформы. Поэтому мы планируем и дальше, в ближайшие несколько лет, развивать и поддерживать версию «СДЦ. Типовой портал» для бесплатного SharePoint Foundation 2013.

SDC.TP-Inst.Guide-Content

Содержание руководства по установке «СДЦ. Типовой портал»

В рамках этой поддержки мы существенно обновили и переработали документ «СДЦ. Типовой портал. Руководство по установке» (доступен для скачивания по ссылке: http://sdcv.ru/zagruzki/?did=15). Немного раньше мы обновили дистрибутив решения, и в новой версии руководства исключили те действия, которые инсталлятор выполняет автоматически. Документ стал более структурированным, добавился раздел с общим описанием решения, а также были упорядочены разделы, описывающие установку базовой платформы и нашего решения на операционную систему Windows Server:

  1. Подготовка к установке Microsoft SharePoint Foundation;
  2. Установка Microsoft SharePoint Foundation и Microsoft SQL Express;
  3. Подготовка к установке «СДЦ. Типовой портал»;
  4. Установка «СДЦ. Типовой портал» на Microsoft SharePoint Foundation;
  5. Настройка «СДЦ. Типовой портал» под компанию/организацию.

В результате, на наш взгляд, процесс установки станет более понятным и прозрачным для администратора портала. Обновлённый дистрибутив решения, как и прежде, доступен по ссылке: http://sdcv.ru/zagruzki/?did=17. Также остаются в силе условия предложения «Корпоративный портал за 160 тысяч рублей», которое мы анонсировали в начале этого года. Таким образом, для заинтересованных компаний по-прежнему нет препятствий для создания недорогого корпоративного портала, содержащего электронный архив, механизмы информирования сотрудников и средства автоматизации бизнес-процессов.

Выход Microsoft SharePoint 2016 анонсирован на начало мая

MS-GetSharePoint2016

Доступен Microsoft SharePoint 2016

В официальном блоге Microsoft SharePoint сообщается, что с 14 марта 2016 г. доступна для скачивания окончательная версия SharePoint 2016 (Release to Manufacturing, RTM). Официальный выход новой версии продукта намечен на начало мая этого года.

Про новые возможности SharePoint 2016 можно прочитать в обзорном руководстве на ресурсе Microsoft TechNet. Их мы планируем осветить позже, отметим только, что основной упор в новой версии сделан на возможность работы в гибридной среде с облачными решениями на базе Office 365.

Из невесёлого: будет исключена бесплатная версия SharePoint, которая присутствовала с самых первых выпусков продукта, сначала называясь Windows SharePoint Services, а позже — SharePoint Foundation. То есть продукта SharePoint Foundation 2016, увы, не будет. В связи с этим установка на один компьютер будет возможна только в составе так называемой «односерверной фермы» — т.е. предварительно на него нужно будет установить полноценный SQL Server, а не бесплатный SQL Express. Обнадёживает лишь то, что остаётся доступна для скачивания и использования текущая версия SharePoint Foundation 2013 + SQL Express 2012.

В блоге Office, Microsoft также анонсирует онлайн-выступление вице-президента корпорации по OneDrive и SharePoint, Джефа Типера, приуроченное к выходу SharePoint 2016, и назначенное на 4 мая 2016г. В выступлении расскажут о видении компании, и планах развития продуктов SharePoint и OneDrive for Business, как в традиционной серверной (on-premices), так и в облачной среде.

Корпоративный портал за 160 тысяч рублей!

В начале этого года мы разработали специальное предложение для тех заказчиков, которые впервые хотят создать у себя внутренний корпоративный портал. Наша компания предлагает использовать продукт собственной разработки «СДЦ. Типовой портал», на платформе Microsoft SharePoint, в состав которого входят:

  • Механизмы информирования сотрудников (HR-портал): главная страница, новости, сведения о компании, кадровые подразделы;
  • Инструменты групповой работы: сайты подразделений, отчёты, исполнение поручений;
  • Набор базовых бизнес-процессов: заявки на техподдержку, командировки, заказ канцтоваров, автотранспорта, бронирование переговорных, канцелярия и т.п.;
  • Хранилище документов компании, тесно связанное с сайтами подразделений.
SDC.Typical-Main page

Главная страница «СДЦ. Типовой портал»

В рамках специального предложения, сама программа «СДЦ. Типовой портал» предоставляется бесплатно, при условии приобретения услуг по установке и первоначальной настройке. Эти услуги стоят 160 тысяч рублей (НДС не облагается), и состоят из следующих действий:

  1. Инсталляция базовых программных продуктов Microsoft (SharePoint Foundation, SQL Express);
  2. Установка «СДЦ. Типовой портал» на платформу SharePoint;
  3. Консультирование администраторов интранет портала по наполнению и использованию.
  4. Настройка «СДЦ. Типовой портал»:
    • Настройка цветовой схемы, размещение логотипа, адреса и контактов на страницах;
    • Настройка синхронизации учетных записей пользователей Active Directory и Адресной книги интранет портала;
    • Первоначальное заполнение информацией (страницы «О компании», «Сотрудникам», новости и т.п.);
    • Создание и настройка сайтов подразделений для использования хранилища документов и модуля поручений;

Для установки портала потребуется аппаратный или виртуальный сервер с характеристиками:

  • ОЗУ: 24 ГБ;
  • Процессор: 64-разрядный четырёхъядерный;
  • Место на жёстком диске: 80 ГБ для системы и от 80 ГБ для базы данных;

В качестве базового программного обеспечения приобретается одна серверная, и клиентские (по числу пользователей) лицензии на Windows Server 2012. Можно использовать Windows Server 2008, если он был куплен ранее. Сам базовый портал, Microsoft SharePoint Foundation, лицензируется в составе Windows Server — отдельно за него платить не нужно, как и за бесплатную базу данных Microsoft SQL Express.

В результате, при наличии подходящего аппаратного сервера и лицензий на Windows Server, можно получить настроенный под компанию/организацию корпоративный портал по цене услуг по настройке — 160 тысяч рублей (НДС не облагается). Для приобретения, пожалуйста, пишите на e-mail: sales@sdcv.ru, или звоните по телефону +7(495)215-02-30!

Дополнительно о том, зачем современной компании необходим внутренний портал, и каких вычислительных ресурсов он требует, можно почитать в наших статьях:

  1. Эффективность корпоративного портала (как интранет портал повышает производительность сотрудников, и чем он отличается от «внутреннего сайта»).
  2. Программно-аппаратная архитектура портала на базе MS SharePoint (примеры порталов разных масштабов, лицензирование и требования к аппаратной части).
  3. Методика построения хранилища документов на SharePoint (важнейшее из применений корпоративного портала).
  4. Microsoft SharePoint и системы электронного документооборота (как два типа систем дополняют друг друга).
  5. О бесплатной версии портала на SharePoint (материалы для самостоятельного творчества).

Опубликована статья «Методика построения хранилища документов на SharePoint»

На сайте компании СДЦ опубликована статья «Методика построения хранилища документов на SharePoint» . Описанные в статье методы разрабатывались несколько лет, и основываются на нашем опыте построения корпоративных порталов компаний и организаций. Ключевыми положениям методики являются:

  1. Создание и хранение информации на сайтах подразделений с репликацией публичных документов в общедоступное хранилище.
  2. Простая структура папок библиотеки подразделения.
  3. Значащие имена файлов.
spss-01-store

Пример структуры общедоступного хранилища документов

Для реализации этих подходов, мы разработали специальные механизмы в решении «СДЦ. Типовой портал» : отслеживание пути к файлу в библиотеке («хлебная крошка») и перенос документов с узла подразделения в общедоступный внутри компании архив. Используя их, мы получаем хранилище файлов с лёгким расширением структуры, с быстрым размещением, и мгновенным извлечением файлов. А это как раз те функции, которыми обладает идеальное хранилище.

Планируется к выпуску Microsoft SharePoint Server 2016

Анонс следующей версии портала Microsoft был опубликован в официальном блоге SharePoint в статье Сета Паттона «Новая версия SharePoint Server 2016» от 16.04.2015. В ней отмечается, что бета-версия продукта может быть выпущена в четвёртом квартале 2015 г., а окончательный релиз должен быть доступен во втором квартале 2016 г. Также подтверждается ориентация Microsoft на продолжение выпуска серверных (а не только облачных) версий SharePoint в ближайшем обозримом будущем. И это не может не радовать, поскольку далеко не секрет, что в последнее время вся мощь маркетинговой машины Microsoft была направлена на продвижение облачных версий продуктов. Про судьбу же серверных версий доводилось слышать изредка, из вторых рук, что порождало нелепые слухи о полной миграции решений Collaboration & Content (Совместная работа и контент) в облако.

К счастью, компания Microsoft, устами своих высокопоставленных менеджеров, развеяла туман, сгустившийся над будущим серверной версии SharePoint. Двумя месяцами ранее, в том же блоге была опубликована статья генерального менеджера по выпуску продуктов Office, Джулии Вайт, «Развитие SharePoint» от 02.02.2015 о развитии продукта в правильном, гибридном направлении. А на конференции Microsoft Ignite в мае этого года был представлен обширный совместный доклад того же Сета Паттона и Билла Баера «Развитие SharePoint: обзор и дорожная карта».

Планируемые в SharePoint 2016 новшества Иллюстрация

Планируемые в SharePoint 2016 новшества
Иллюстрация с сайта blogs.office.com

Проанализировав эти материалы, отметим, что улучшений в новой версии SharePoint будет много, все они будут очень полезны, и их применением мы займёмся, когда эта версия будет окончательно выпущена. В частности, обещают реализовать универсальное отображение страниц портала на разных устройствах — мониторах, планшетах, смартфонах. Главной же новостью можно считать, что традиционные серверные решения Microsoft, которые многократно подтвердили свою надёжность и эффективность для корпоративного применения, и впредь будут развиваться и поддерживаться компанией.

Корпоративный портал как инструмент повышения производительности

В июне этого года компания СДЦ приняла участие в XVIII международной научно-практической конференции «ИТ-бизнес в машиностроении, металлургии, ТЭК и химии» (ИБММ-2015, www.ibmm.ru). На конференции с докладом «Корпоративный портал как инструмент повышения производительности» выступил директор компании, Роман Носков.

На наш взгляд, повышение производительности работника умственного труда (по П.Друкеру), является основным применением портала в компаниях и организациях. В качестве ключевых функций портала, ведущих к такому повышению, в докладе выделены:
— Информирование сотрудников через HR-портал;
— Ускорение рутинных действий через механизм бизнес-процессов портала;
— Повышение скорости работы с документами при использовании хранилища MS SharePoint.
portal-efficiencyДоклад доступен для скачивания по ссылке, его содержание в значительной мере перекликается с размещённой на нашем сайте статьёй «Эффективность корпоративного портала».

Дополнительную полезную информацию по применению и построению порталов на Microsoft SharePoint можно прочитать в наших статьях:
1.«Программно-аппаратная архитектура портала на базе MS SharePoint»
2.«Корпоративный портал «СДЦ. Типовой портал»
3.«Microsoft SharePoint и системы электронного документооборота»

СДЦ – участник круглого стола cNews «Рынок СЭД 2015: новые тренды»

cNews-RNoskov-150422

Выступление (фото cNews)

Директор компании СДЦ, Роман Носков, принял участие в качестве докладчика в Круглом столе cNews «Рынок СЭД 2015: новые тренды» 22 апреля 2015 г. с докладом «СЭД и хранилище документов на Microsoft SharePoint». Отметим, что вопрос совместного использования формализованной системы электронного документооборота (СЭД) и гибкого хранилища документов на SharePoint рассматривался нами ещё в статье 2012 г. «Microsoft SharePoint и системы электронного документооборота». И этот вопрос всё ещё остаётся и будет долгое время оставаться актуальным.

Кажущимся основным противоречием совместного использования двух видов систем, является необходимость двойного занесения информации в обе из них. Вместе с тем, такое противоречие действительно только кажущееся, поскольку оба приложения выполняют различные функции. СЭД – жёсткая регламентированная система для формализованного учёта документов, в которой нельзя хранить ничего лишнего. Портал на SharePoint выступает как хранилище всех (то есть вообще всех) файлов, попадающих в компанию/организацию. Выполнять такую «глобальную» функцию ему помогают, с одной стороны, лёгкость помещения документов в это хранилище, сравнимая с лёгкостью размещения на сетевом файловом ресурсе или рабочей станции. А с другой стороны – из SharePoint также легко и извлечь документ или файл, воспользовавшись мощным и гибким поиском по содержимому — по обрывку фразы, по части ФИО, по неполной дате и т.п.

В результате, документы, которые «идут» по СЭД – там и хранятся. А в SharePoint, помимо этих документов, может и должно храниться множество другой информации, той, которая обычно размещается разрозненно – на рабочих станциях, файловых ресурсах, в почте пользователей — и там со временем теряется, забывается, пропадает. И только использование индексируемого хранения в SharePoint позволяет быстро и эффективно использовать эти документы повторно, чем радикально увеличивает производительность сотрудников компании/организации.

SP-with-SED

Две системы работают совместно

Более подробно с текстом доклада «СЭД и хранилище документов на Microsoft SharePoint» можно ознакомиться по ссылке. Содержание доклада вынесено в заметки к слайдам, повторим только ключевой вывод: оба вида систем, как СЭД, так и хранилище документов на базе SharePoint могут и должны существовать в компании или организации одновременно. При этом СЭД используется для формализованного учёта прохождения входящих-исходящих, а SharePoint – для облегчения создания нового документа, размещения любой неформализованной информации. А для удобства работы пользователя, для повышения производительности, обе системы должны быть интегрированы.