Авторы: Р.Носков, С.Просин.
Одним из наиболее полезных корпоративных применений Microsoft SharePoint является его использование в качестве платформы для совместной работы над документами и просто для облегчения работы над проектом электронного документа. Вместе с тем, на рынке существует целый класс систем, на первый взгляд предназначенных для той же цели – системы электронного документооборота. В этой статье мы постараемся раскрыть отличия между двумя классами систем, и показать, что их необходимо использовать совместно — каждый тип системы для своей задачи.
Начнём с того, что системы электронного документооборота (в дальнейшем – СЭД) предназначены не для «рождения» нового электронного документа, а для фиксации прохождения документа по этапам рабочего процесса движения входящих-исходящих Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В этом виде СЭД больше напоминает некую учётную систему, вроде бухгалтерской, в которой фиксируется движение документа, поручений на его исполнение, содержится текст, и связанные с ним документы. Но для облегчения создания нового электронного документа требуется нечто большее, чем просто фиксация шагов по его исполнению. Для пользователя, создающего документ, важна «обвязка» вокруг него – шаблоны создаваемых документов, примеры ранее созданных, дополнительная информация от контрагентов: поставщиков, подрядчиков для коммерческой фирмы и организаций, граждан для гос. учреждения. И такую обвязку может предоставить SharePoint на сайтах рабочих групп и подразделений, а так же используя собственное хранилище документов. Кроме того, большое значение имеет лёгкость работы с системой, меньшая формализация шагов, свобода в размещении появляющейся информации. Все вышеперечисленное противоречит самой сути СЭД, и, напротив, является одним из основных преимуществ SharePoint, или любого другого программного обеспечения (ПО), предназначенного для организации совместной работы над документами.
Теперь, когда мы видим, что два класса систем выполняют разные функции, постараемся показать, как их использовать совместно. А такое использование необходимо, поскольку, с одной стороны, функции СЭД очевидно важны для учёта документов, а с другой стороны, для эффективного «рождения» новых документов, для повышения производительности при их создании, наиболее целесообразно применять ПО для совместной работы. Рассмотрим грубый, укрупнённый рабочий процесс исполнения входящего документа на рисунке 1.
Рисунок 1. Типовой рабочий процесс исполнения входящего документа
Как видно из диаграммы, при поступлении входящего документа заводится карточка в СЭД, а сам входящий документ сканируется-распознаётся, либо уже приходит в электронном виде. Одновременно при этом заполняются реквизиты карточки документа (см. рис. 2).
Рисунок 2. Регистрация документа. Заполнение карточки
Далее электронный документ прикрепляется к карточке, и на его исполнение создаётся цепочка поручений, а также, опционально, назначается контролёр исполнения. Эти функции тоже выполняет СЭД. Потом поручения начинают исполняться – на их основе генерируются новые документы, одновременно ведётся контроль их исполнения. Вот тут-то и наступает очередь ПО коллективной работы над документами – SharePoint и подобного ему. В процессе исполнения внутри SharePoint могут происходить неформальные итерации, использоваться существующие и появляться новые документы. На формальный процесс это не влияет, формальный процесс контролируется внутри СЭД, там «живут» сущности поручений. После того, как при совместной работе «родился» новый документ, он помещается в СЭД как исходящий – результат исполнения входящего, с применением всех процедур регистрации, характерных для СЭД. Исполненный входящий документ «списывается в дело». Понятно, что все эти шаги укрупнённые, но они чётко показывают, как две системы работают и необходимы одновременно.
Важно отметить, что для избегания двойного ввода информации в СЭД и SharePoint на этапе переноса документа из одной системы в другую необходима их тесная интеграция, например, перенос документов «движением мышки». Понятно, что такая интеграция делается проще, если СЭД реализована на базе самого SharePoint, но это вовсе не обязательно. Распространённые СЭД (Дело, Directum, DocsVision и др.) предлагают API доступа к своим функциям, поэтому, если в компании или организации уже давно функционирует СЭД, возможно провести интеграцию с ней. Мы, например, интегрировали SharePoint с системой «Дело» компании ЭОС.
Кроме того, если функции СЭД, как правило, чётко описаны в руководстве пользователя, и процесс работы с СЭД достаточно прозрачен, то совместная работа над документами на SharePoint может использовать различные подходы, которые ясны не всегда. Например, в руководствах по SharePoint большое внимание уделяется работе с такими элементами как узлы, списки, библиотеки документов. А как это увязать для упрощения процесса «рождения» нового документа, как правильно организовать хранилище документов, обычно не раскрывается. Поэтому в наших новых статьях мы опишем наш подход к совместной работе над документами в SharePoint, основанный на более чем 10-летнем опыте работы с этой платформой. Так же интересны функции контроля исполнения поручений – по своей природе «формализма» это функция СЭД, но возможна её реализация с использованием механизма рабочих процессов SharePoint.
Таким образом, можно сделать следующий вывод: оба вида систем, как СЭД, так и системы совместной работы над документами типа SharePoint могут и должны существовать в компании или организации одновременно. При этом СЭД используется для формализованного учёта прохождения входящих-исходящих, а SharePoint – для менее формализованной совместной работы над документом, облегчения создания нового документа. А для удобства работы пользователя, для повышения производительности, обе системы должны быть интегрированы.
Полезные ссылки:
- Официальный ресурс Microsoft для пользователей SharePoint 2010 (http://sharepoint.microsoft.com/ru-ru/product/benefits/End-User/Pages/default.aspx)
- Официальные обучающие курсы по SharePoint 2010 на английском языке (http://office2010.microsoft.com/en-us/sharepoint-server-help/CH010372432.aspx?redir=0)
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (http://vsegost.com/Catalog/35/3595.shtml)
- Описание СЭД на сайте WikiPedia (http://ru.wikipedia.org/wiki/Система_автоматизации_документооборота)
- Описание SharePoint на сайте WikiPedia (http://ru.wikipedia.org/wiki/SharePoint)