Система К-Док. Особенности и сравнительный анализ

Многие компании-разработчики систем документооборота смотрят в сторону интеграции с портальными системами: действительно, заказчики настроены на внедрение комплексных портальных решений, а многие уже провели внедрения и теперь желают развивать корпоративные порталы. Достаточно перспективной в данном случае выглядит интеграция с MS SharePoint, поскольку данная платформа занимает одну из лидирующих позиций на рынке портальных систем. Популярность платформы SharePoint не случайна:

• во-первых, создатель платформы занимает лидирующие позиции на рынке операционных (MS Windows) и офисных (MS Office) систем, что позволяет обеспечить тесную интеграцию серверных и клиентских продуктов;
• во-вторых, многие компании уже приобрели лицензии на компоненты, необходимые для построения портала, что позволит снизить издержки внедрения;
• в-третьих, для работы в системе используется привычный интерфейс пользователя, что снижает затраты на обучение персонала.

Учитывая все вышесказанное, неудивительно, что интеграция с портальным решением SharePoint открывает большие перспективы для поставщиков систем документооборота и ECM систем.

Компании-разработчики систем документооборота пошли двумя путями: одни создали абсолютно новые продукты, используя стандартный функционал SharePoint (возможно, с некоторыми дополнениями), другие разработали шлюзы для интеграции существующих систем в SharePoint.

Оба данных подхода имеют преимущества и недостатки: реализация решения с использованием функционала SharePoint для хранения данных связано с падением производительности на больших объемах данных и сложностью с построением комплексных отчетов, затрагивающих большое количество данных, разработка шлюза для интеграции решения с SharePoint не позволяет в полной мере использовать возможности, предоставляемые платформой.

При разработке системы «К-Док» был реализован подход, позволяющий избавиться от перечисленных выше недостатков, сохранив при этом достоинства:

• хранение данных было частично перенесено во внешнюю базу данных, что позволило избежать падения производительности и получить возможность проводить комплексный анализ;
• учет особенностей платформы при начальном проектировании системы позволил в дальнейшем использовать практически все возможности, предоставляемые SharePoint.

В результате в числе предоставляемых функций системы «К-Док» такие как:

• учет бумажных и электронных документов;
• хранение электронных документов и электронных копий бумажных документов;
• отражение хода исполнения документов;
• контроль исполнения документов;
• полнотекстовый поиск по документам и приложениям с учетом словоформ и морфологии;
• специализированный поиск по атрибутам;
• статистика документооборота;
• интеграция с пакетом Microsoft Office.

В числе конкурентов системы «К-Док» можно выделить EOS for SharePoint компании ЭОС. Попробуем сравнить данные системы. Согласно презентации на сайте компании ЭОС решение имеет следующие функциональные блоки:

1. Справочники
2. Картотеки документов
3. Персональное рабочее место
4. Подготовка и согласование
5. Исполнение и контроль
6. Отчеты
7. Политики доступа
8. Поточное сканирование (отдельный модуль)
9. Электронная цифровая подпись (отдельный модуль)
10. Архив (отдельный модуль)

На следующей таблице представлено сравнение функциональных модулей систем «К-Док» и EOS for SharePoint.