На мероприятии мы представили доклад «СЭД и хранилище документов на Microsoft SharePoint»
Выступление (фото cNews)
Директор компании СДЦ, Роман Носков, принял участие в качестве докладчика в Круглом столе cNews «Рынок СЭД 2015: новые тренды» 22 апреля 2015 г. с докладом «СЭД и хранилище документов на Microsoft SharePoint». Отметим, что вопрос совместного использования формализованной системы электронного документооборота (СЭД) и гибкого хранилища документов на SharePoint рассматривался нами ещё в статье 2012 г. «Microsoft SharePoint и системы электронного документооборота». И этот вопрос всё ещё остаётся и будет долгое время оставаться актуальным.рфкуЗщште
Кажущимся основным противоречием совместного использования двух видов систем, является необходимость двойного занесения информации в обе из них. Вместе с тем, такое противоречие действительно только кажущееся, поскольку оба приложения выполняют различные функции. СЭД – жёсткая регламентированная система для формализованного учёта документов, в которой нельзя хранить ничего лишнего. Портал на SharePoint выступает как хранилище всех (то есть вообще всех) файлов, попадающих в компанию/организацию. Выполнять такую «глобальную» функцию ему помогают, с одной стороны, лёгкость помещения документов в это хранилище, сравнимая с лёгкостью размещения на сетевом файловом ресурсе или рабочей станции. А с другой стороны – из SharePoint также легко и извлечь документ или файл, воспользовавшись мощным и гибким поиском по содержимому — по обрывку фразы, по части ФИО, по неполной дате и т.п.
В результате, документы, которые «идут» по СЭД – там и хранятся. А в SharePoint, помимо этих документов, может и должно храниться множество другой информации, той, которая обычно размещается разрозненно – на рабочих станциях, файловых ресурсах, в почте пользователей — и там со временем теряется, забывается, пропадает. И только использование индексируемого хранения в SharePoint позволяет быстро и эффективно использовать эти документы повторно, чем радикально увеличивает производительность сотрудников компании/организации.
Две системы работают совместно
Более подробно с текстом доклада «СЭД и хранилище документов на Microsoft SharePoint» можно ознакомиться по ссылке. Содержание доклада вынесено в заметки к слайдам, повторим только ключевой вывод: оба вида систем, как СЭД, так и хранилище документов на базе SharePoint могут и должны существовать в компании или организации одновременно. При этом СЭД используется для формализованного учёта прохождения входящих-исходящих, а SharePoint – для облегчения создания нового документа, размещения любой неформализованной информации. А для удобства работы пользователя, для повышения производительности, обе системы должны быть интегрированы.